محیط کاری شلوغ شما را خلاق‌تر نمی‌کند، خسته و درمانده‌تان می‌کند

به نقل از ترجمان علوم انسانی،ماریا کونیکووا در نیویورکر نوشت:

تصویری که در فیلم‌ها یا آگهی‌های تبلیغاتی از محیط‌های کاری خلاق و پرطراوت می‌بینیم، معمولاً فضایی بزرگ را نشان می‌دهد که همۀ کارمندان آنجا پشت میزهایشان نشسته‌اند و در حین کار با یکدیگر همفکری و خوش‌وبش می‌کنند.

فقط مدیران بداخلاق‌اند که خودشان را در اتاق‌هایشان حبس می‌کنند و در را روی خودشان می‌بندند. اما واقعیتِ اتاق‌کارهای باز و شلوغ چیز دیگری است: سروصدا و مزاحمت‌های بی‌پایان، عدم تمرکز، نداشتن فضایی خصوصی و ناتوانی در کنترل محیط. واقعاً اتاق کارهای باز فایده‌ای هم دارند؟

 سال ۱۹۷۳، دبیرستانم در شهر اکتن ماساچوست که اکتن-باکس‌بورو ریجنال نام داشت، به ساختمان آجری بزرگی منتقل شد که در دامنۀ یک تپه قرار داشت. کلاس‌های یک طرفِ این ساختمان، متأثر از مد معماری دهۀ پیش، در نداشتند. اتاق‌ها مستقیماً به راهرو وصل بودند و بادْ تکه‌کاغذهایی که رویشان در مورد مثلاً انقلاب فرانسه یا صبحانۀ بنجامین فرانکلین نوشته شده بود را از کلاسی به کلاس دیگر می‌بُرد.

کلاس‌های باز که در بهترین حالت باعث حواس‌پرتی بچه‌ها می‌شد و در بدترین حالت خسته‌کننده و دل‌آزار می‌شد، عمدتاً همان مسیری را در پیش گرفت که سایر مدهای معماری آن روزگار، مثل گنبدهای بتنی، رفتند و از رده خارج شدند. (پس از یک دورۀ بازسازی و توسعه، در سال ۲۰۰۵، که ۸۰ میلیون دلار خرج برداشت، حالا هیچ‌یک از جناح‌های جدید آن دبیرستان کلاس‌های باز ندارد). اما همتای اداریِ کلاس‌های باز، یعنی اتاق‌ کارهای باز، کماکان در حال شکوفایی است: حدود هفتاد درصد از تمام ادارات امروزه نقشۀ باز دارند.

اتاق کارِ باز اولین‌بار در دهۀ ۱۹۵۰ توسط گروهی از طراحان هامبورگی در آلمان به‌منظور تسهیل ارتباط و تبادل ایده‌ها طراحی شد. اما مجموعه‌ای روبه‌رشد از قرائن نشان می‌دهد که اتاق کار باز دقیقاً اهدافی عکسِ ارتباط و تبادل دارد. در ژوئن ۱۹۹۷، یک شرکت بزرگ نفت‌وگاز در غرب کانادا از گروهی از روان‌شناسان دانشگاه کلگری درخواست کرد تا کارکنانش را درحال انتقال از اتاق کارهای سنتی به نقشۀ باز زیرنظر بگیرند.

روان‌شناسان مواردی نظیر رضایت کارمندان از محیط، سطح استرس، عملکرد شغلی و روابط میان‌فردی را قبل از انتقال، چهار هفته پس از انتقال، و نهایتاً شش ماه بعد از آن بررسی کردند. کارمندان در تک‌تک این موارد با اوضاع بدتری روبرو شدند: فضای جدید مخل آسایش، استرس‌زا و دست‌وپاگیر بود و همکاران به‌جای اینکه احساس نزدیکی بیشتری بکنند، احساس دوری، نارضایتی و آزردگی می‌کردند و بهره‌وری کاری آن‌ها به‌شدت کاهش یافت.

در سال ۲۰۱۱، متیو دیویس، روان‌شناس سازمانی، به مرورِ بیش از صد پژوهش دربارۀ محیط‌های اداری پرداخت. او دریافت که هرچند دفاتر باز معمولاً حسی نمادین از مأموریت سازمانی را می‌پرورند و این احساس را در کارمندان القا می‌کنند که بخشی از یک مجموعۀ آرام‌ و خلاقانه هستند، اما این نوع اتاق کارها به دامنۀ توجه، بهره‌وری، تفکر خلاق و رضایت کارکنان ضربه می‌زند. این کارمندان در مقایسه با کارمندانی که در دفترهای سنتی کار می‌کردند، دارای تعاملات کنترل‌نشدۀ بیشتر، استرس بالاتر و تمرکز و انگیزۀ پایین‌تر بودند.

دیوید کریگ نیز حدود هشتادوهشت‌هزار کارمند را مورد پیمایش قرار داد و دریافت که مزاحمت‌های همکاران اثری منفی بر بهره‌وری داشته و کارمندان ارشد هم در این میان عملکرد بدتری داشتند.

به‌لحاظ روان‌شناختی، نتیجۀ اتاق کارهای باز نسبتاً واضح و روشن است. موانع فیزیکی پیوند تنگاتنگی با حریم خصوصیِ روانی دارد و البته حس حریم خصوصی باعث بهبود عملکرد شغلی می‌شود. اتاق کارهای باز عنصر کنترل را نیز از میان برمی‌دارند که این خود باعثِ حس درماندگی می‌شود.

در سال ۲۰۰۵، در پژوهشی در رابطه با سازمان‌ها -از یک تولیدکنندۀ قطعات اتومبیل در غرب میانه گرفته تا یک شرکت مخابراتی در جنوب غربی ایالات متحده- پژوهشگران دریافتند که توانایی کنترل محیط تأثیری چشمگیر بر انسجام تیمی و رضایت شغلی دارد. وقتی کارکنان نتوانند ظاهر محیط را تغییر دهند، نور و دما را تنظیم کنند و نحوۀ برگزاری جلسات را به میل خود انتخاب کنند، روحیه‌شان به‌شدت کاهش می‌یابد.

محیط باز حتی شاید بر سلامت هم تأثیر منفی داشته باشد. اخیراً یان پیترسن و همکارانش، در مطالعه‌ای بر روی بیش از ۲۴۰۰ کارمند در دانمارک، دریافتند که با افزایش تعداد افرادی که در یک اتاق کار می‌کنند، تعداد افرادی که مرخصی استعلاجی می‌گیرند نیز به‌سرعت افزایش می‌یابد. کارکنان اتاق‌های دونفره بیش از ۵۰درصد بیشتر از کارکنان اتاق‌های تک‌نفره مرخصی استعلاجی می‌گیرند؛ و کسانی که در اتاق کارهای کاملاً باز کار می‌کنند به‌طور متوسط ۶۲ درصد بیشتر از مرخصی استعلاجی خود استفاده می‌کنند.

اما شاید بتوان گفت مشکل‌سازترین جنبۀ اتاق کار باز فیزیکی است، نه روان‌شناختی: سروصدا. در محیط‌های آزمایشگاهی، بارها و بارها ثابت شده که سروصدا باعث تضعیف عملکرد شناختی می‌شود. نیک پِرهم روان‌شناس، که تأثیر صدا را بر نحوۀ تفکر ما مطالعه می‌کند، دریافته که هیاهوی اداره باعث می‌شود کارکنان به‌خوبی نتوانند اطلاعات را به یاد آورند یا حتی حساب‌وکتاب‌های ساده انجام دهند.

گوش‌دادن به موسیقی برای دفع صداهای مزاحم داخل اداره هم چاره‌ساز نیست: پرهم دریافت که حتی گوش‌دادن به موسیقی نیز تیزهوشی ذهن را مختل می‌کند. قرارگرفتن در معرض سروصدای اداره می‌تواند بر سلامت کارمندان هم اثری منفی داشته باشد. گری اِوِنز و دانا جانسون، روان‌شناسان دانشگاه کرنل، در مطالعه‌ای دریافتند کارمندان اداری‌ای که سه‌ساعت در معرض سروصدای اتاق کار باز قرار دارند، دچار افزایش سطح اپی‌نفرین می‌شوند، یعنی همان هورمونی که آن را غالباً با نام آدرنالین می‌شناسیم و با پاسخ جنگ یا گریز مرتبط است.

اِونز و جانسون همچنین دریافتند افرادی که در محیط‌های پرسروصدا کار می‌کنند، تغییرات ارگونومیک کمتری نسبت به محیط‌های خصوصی انجام می‌دهند که این امر موجب افزایش فشار جسمی بر آن‌ها می‌شود. سوژه‌ها همچنین نسبت به مواقعِ بعد از کارکردن در محیطی آرام، سراغ پازل‌های کمتری می‌رفتند؛ به بیان دیگر، انگیزه و خلاقیتشان کمتر می‌شد.

شاید چنین به‌نظر برسد که اتاق کارهای باز برای کارکنان جوان مناسب‌تر باشد، چراکه اکثرشان در بیشترِ طول دوران کوتاه کاریشان به چندکارگی مشغول بوده‌اند. در سال ۲۰۱۲، هایدی راسیلا و پگی راث به بررسی این پرسش پرداختند که کارمندانِ کمتر از ۳۰ سال در یک شرکت مخابراتی فنلاندی چگونه به اثرات منفی اتاق کارهای باز واکنش نشان می‌دهند؟ آن‌ها دریافتند که کارمندان جوان نیز به اندازۀ همتایان سن‌بالاترِ خود از بعضی سروصداها مثلِ صدای گفت‌وگو و خنده بیزارند و آن را باعث حواس‌پرتی می‌دانند.

کارکنان جوان نداشتن حریم خصوصی و ناتوانی در کنترل محیط را نیز ناخوشایند می‌دانستند. اما معتقد بودند که این بده‌بستان نهایتاً ارزشش را دارد، چون اتاق کار باز منجر به القای حس رفاقت می‌شود؛ آن‌ها برای زمانی که به معاشرت با همکاران می‌گذراندند ارزش قائل بودند و همکارانشان را دوست خود می‌دانستند.

اما این افزایش رضایت فقط باعث پنهان‌کردن این نکته می‌شود که کارکنان جوان نیز از اتاق کارهای باز ضربه می‌خورند. طی پژوهشی در سال ۲۰۰۵، دو روان‌شناس به نام آلنا ماهر و کورتنی فن هیپل دریافتند که هرچقدر بهتر بتوانید عوامل حواس‌پرتی را رفع کنید، عملکردتان در اتاق کار باز بهتر خواهد شد. متأسفانه چنین به نظر می‌رسد که هرچه جانانه‌تر به چندکارگی مشغول شوید، کمتر می‌توانید عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید.

درضمن، به گفتۀ آنتونی واگنر، دانشمند علوم عصب‌شناختیِ دانشگاه استنفورد، کسانی که زیاد چندکارگی می‌کنند نه‌تنها «بیشتر در معرض دخالت محرک‌های نامربوط محیطی» هستند، بلکه همچنین عملکرد ضعیف‌تری در جابجایی بین وظایف غیرمرتبط دارند. به بیان دیگر، کسانی که حسب عادت چند وظیفه را به‌طور همزمان انجام می‌دهند، اگر یکی از همکارانشان وسط کار پیششان بیاید، به زمان بیشتری نیاز دارند تا به روال عادی کارشان برگردند. صرف‌نظر از سن، وقتی ما در معرض داده‌های ورودیِ بیش‌ازحد قرار می‌گیریم -صفحۀ کامپیوتر، گفت‌وگوی یک همکار، زنگ یک پیام- حواسمان اضافه‌بار پیدا می‌کند و آنگاه برای نتیجه‌گرفتن به زحمت بیشتری نیاز داریم.

گرچه مروجان چندکارگی معمولاً حواس‌پرتی را به‌عنوان بخشی از هنجارهای محیط کار می‌پذیرند، اما روی‌آوردنِ مشتاقانه به اتاق کارهای باز می‌تواند چرخه‌ای از عملکرد ضعیف را در نسل آینده نهادینه کند؛ آن‌ها از اتاق کارهای باز لذت می‌برند، چنین محیط‌هایی را می‌سازند و برایش تبلیغ می‌کنند، اما شاید در بلندمدت بیش از همه از آن ضربه بخورند.