حسابرسی از راه دور

غلامحسین دوانی. عضو جامعه حسابداران رسمی ایران

حسابرسی مستمر و منظم برای اکثر شرکت‌ها یک ضرورت تجاری استاندارد است؛ حتی اگر طبق مقررات، این حسابرسی الزامی هم نشده باشد. حسابرسی مستقل با اعتباربخشی گزارشگری مالی شرکت، به آن شرکت ارزش دیگری خواهد داد. مزایای حسابرسی برای شرکت‌ها انکارنشدنی و بسیار ارزشمند است. فعالیت حسابرسی در محل شرکت‌ها حتی زمانی که برنامه‌ریزی شده و به خوبی هم اجرا شود، نوعی اختلال و نگرانی خاص را در شرکت ایجاد می‌کند؛ اما حسابرسی از راه دور (Remote Audit) جایگزینی است که می‌تواند تجربه را برای شرکت مورد حسابرسی و همچنین تیم حسابرسی آسان‌تر و کارآمدتر کند. آیا شرکت‌ها و صاحبکاران در ارتباط الکترونیکی با حسابرسان خود هستند؟ در این صورت، یک مرحله بعدی منطقی ممکن است انتقال از رویه‌های حسابرسی در محل به یک رویکرد «حسابرسی از راه دور» باشد. حسابرسی از راه دور (Remote Audit) می‌تواند به کاهش زمان و هزینه حسابرسی کمک کند.

به‌طور سنتی، فرایند کار حسابرسی به این ‌طریق بوده که گروهی از حسابرسان، هفته‌ها (یا حتی ماه‌ها) در یکی از اتاق‌های کنفرانس در دفتر مرکزی شرکت مستقر می‌شدند؛ اما درحال‌حاضر به لطف پیشرفت‌های تکنولوژیکی - ازجمله ذخیره‌سازی ابری، دستگاه‌های هوشمند و سیستم‌عامل‌های به اشتراک‌گذاری امن داده‌ها- بسیاری از مؤسسات حسابرسی امکان‌سنجی «حسابرسی از راه دور» را به‌عنوان جایگزینی برای ارسال تیم حسابرسی به سایت شرکت‌ها آزمایش می‌کنند. این روش علاوه بر صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌های حسابرسی، به حسابرسان اجازه می‌دهد از راه دور کار کنند و تعادل کار-زندگی را برای حسابرسان و کارمندان حسابداری داخلی بهبود می‌بخشد. کارمندان شرکت‌ها نیز لازم نیست برای مدت زمان حسابرسی روی میزهای خود بچسبند؛ زیرا آنها می‌توانند به سؤالات حسابرس پاسخ دهند و از راه دور مدارک مستند را به حسابرسان ارائه کنند. قبل از اینکه حسابرسان از راه دور شروع به «کار میدانی» کنند، فهرستی از نرم‌افزارها و سیستم‌عامل‌ها را که برای تعامل با پرسنل داخلی استفاده می‌شود، بخواهید. به کارمندان مناسب، دسترسی و مجوز دهید تا داده‌های مربوط به حسابرسی را از سیستم‌های شرکت شما به اشتراک بگذارند. با متخصصان فناوری اطلاعات کار کنید تا هرگونه نگرانی امنیتی درباره اشتراک اطلاعات با حسابرسان از راه دور را داشته باشید. پیشرفت فعالیت حسابرسی را پیگیری کنید. با داشتن زمان کمتر رویارویی «Face to Face» با حسابرسان، عملا فرصت کمتری برای دریافت و به‌روزرسانی مدارک در راه پیشرفت کار نیز خواهید داشت. از یکی از کارمندان ارشد یا عضو مالی مربوطه که مسئول این کار، یعنی ارتباط با حسابرسان از راه دور شده (Contact Person) است، بخواهید که توضیح دهد چگونه عملکرد حسابرسان از راه دور شرکت را پیگیری می‌کنند و چگونه می‌خواهند پیشرفت کار حسابرسی را به پرسنل حسابداری داخلی گزارش دهند. موج آینده حسابرسی مانند تنظیمات کار از راه دور با کارمندان و پیمانکاران خواهد بود؛ یعنی حسابرسی از راه دور، روند رو به رشدی است که به‌طور بالقوه می‌تواند هزینه‌های تهیه صورت‌های مالی را کاهش دهد. اما همه شرکت‌های تجاری یا مشاغل آماده نیستند که حسابرسی از راه دور را پذیرا باشند؛ زیرا این کار مستلزم استفاده از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های خاص دوطرفه است که بسیاری از شرکت‌ها و مؤسسات حسابرسی چندان با آن آشنا نیستند. حداقل موارد قابل استفاده در شرایط کنونی کرونایی و محدودیت تردد، بهره‌بردن از پست الکترونیک، شبکه‌های اجتماعی نظیر تلگرام است؛ برای اطمینان بیشتر می‌توان گزینه «start secret chat» را فعال کرد یا در واتس‌آپ و تلگرام گروه حسابرسی را با مدیران مسئول حسابداری در یک گروه سازماندهی کرد و از طریق به اشتراک‌گذاری مدارک، به‌سرعت بخش درخور ملاحظه‌ای از فرایند حسابرسی را انجام داد. این بخش کار می‌تواند از راه دور و از طریق حضور در محل مؤسسه یا خانه از سوی حسابرسان انجام شود. استناد به اینکه گویا در ترجمه یکی از مقالات منتشرشده یکی از نهاد‌های حرفه‌ای بر انجام حسابرسی در شرایط کرونایی با کیفیت بالا تأکید شده است، ناقض حسابرسی از راه دور نیست؛ زیرا کیفیت لزوما با بازدید حضوری حاصل نمی‌شود و مقوله دیگری است.  

به‌هرحال با توجه به وضع مقررات جدید تردد در ایران، تنها راه ممکن حسابرسی، استفاده از ابزارهای موجود برای ایفای تعهدات حسابرسی است و دوران پساتحریم به ما یاد خواهد داد که باید تغییر کنیم. شک نکنید در دوران پساکرونایی خیلی چیزها حتی در همین ایران ما تغییر خواهد کرد. انجام حسابرسی از راه دور به لطف فناوری مدرن، امکانی نسبتا جدید است. به یک معنا، بنگاه‌های حسابداری قبلا حسابرسی از راه دور انجام می‌دهند؛ زیرا بخش اعظم ارتباطات و انتقال اسناد به صورت الکترونیکی صورت می‌گیرد. سیستم‌عامل‌های محاسبات ابری، پورتال‌های ایمن و دیگر استراتژی‌های پیشرفته فناوری پیشرفته به مکانیسم‌های تجاری استاندارد تبدیل شده‌اند که به تیم‌های حسابرسی امکان می‌دهد داده‌ها را از هر مکانی با مشتریان به اشتراک بگذارند و دریافت کنند. استفاده از این ابزارهای آشنا برای تسهیل حسابرسی‌های کاملا یا تقریبا از راه دور، گام بعدی منطقی است. اما فقط به دلیل اینکه چیزی ممکن است، به این معنا نیست که ایده خوبی است؛ بنابراین چرا یک شرکت تصمیم می‌گیرد حسابرسی سالانه خود را به جای اینکه تیم حسابی در محل شرکت مستقر شوند، از راه دور انجام دهد؟ برای این شرکت‌ها، زمان و پول مهم‌ترین توجیه حسابرسی از راه دور است؛ زیرا حسابرسی‌های از راه دور مزایای درخور توجهی نسبت به روش سنتی در محل از نظر ساعت و هزینه‌های کل حسابرسی دارند که این امر جذابیتی ‌انکارنشدنی به رهبران و مدیران آگاه شرکت‌ها به منابع می‌دهد. حال اگر پتانسیل محصول نهایی «گزارشات با کیفیت خوب حسابرسی» را اضافه کنید، معلوم می‌شود چرا حسابرسی‌های از راه دور واقعا بسیار جذاب به نظر می‌رسند. برای مثال، اوقات تردد و مسافرت هدررفته را در نظر بگیرید؛ اگر تیم حسابرسی سه‌نفره روزانه دو ساعت و نیم برای مسافرت به محل مشتری و بازگشت به محل مؤسسه صرف کنند، برای دو روز کاری 15 ساعت صرف و شارژ خواهد شد؛ درحالی‌که با دورکاری حداقل این هزینه‌ها دیگر به مشتری شارژ نشده و خود حسابرسان نیز با استقرار در محل مؤسسه یا خانه با استفاده از همه ابزارها و وسایل راحتی خود در محیط کار خود کارایی بیشتری خواهند داشت؛ «البته اگر حسابرس نگون‌بخت ایرانی دارای محل زندگی یا کامپیوتر یا لپ‌تاپ شخصی در محل زندگی باشد»؛ صدالبته اگر در محیط کار مؤسسه، مانیتورهای چندگانه، اینترنت پرسرعت، اسکنرها و دستگاه‌های کپی آشنا، فاکس و سایر موارد وجود داشته باشد، نتیجه آنکه زمان کمتری برای تکمیل کار لازم و احتمالا زمان بازگشت سریع‌تر برای اصلاح صورت‌های مالی یا ارسال نسخه پیش‌نویس حسابرسی برای شرکت صرف خواهد شد. از طرف دیگر، اضطراب، ازبین‌بردن استرس میزبان تیم حسابرسی در محل و جلوگیری از اختلال اجتناب‌ناپذیر در ارتباط با حضور آنها، یکی دیگر از ویژگی‌های خوب حسابرسی‌های از راه دور است. حسابرسان می‌توانند در محل بهینه (دفتر شخصی خود) کار کنند؛ در‌حالی‌که کار در کارخانه یا شرکت به‌طور معمول ادامه می‌یابد و شرکت دیگر دغدغه محل کار مناسب برای حسابرسان اعزامی را نخواهد داشت؛ به‌ویژه شرکت‌های ایرانی که بعضا در زمان حسابرسی میزبان تیم‌های دیگری از سایر نهاد‌های بازرسی یا مالیاتی نیز هستند. بدیهی است کاهش تردد و مسافرت و همچنین استقرار در محل آرام خودی حسابرسان نیز به ایجاد تعادل بهتر کار و زندگی برای کارمندان حسابرسی کمک می‌کند که می‌تواند به کار باکیفیت‌تر نیز کمک کند. 

برخی از فرایندهای عملیات حسابرسی می‌توانند کاملا در حوزه دیجیتال صورت بگیرند، اما بیشتر آنها هنوز به حضور و صرف وقت در محل صاحب کار و مشاوره حضوری نیاز دارند. با به حداکثر رساندن قابلیت‌های از راه دور برای انجام بیشتر کارهای حسابرسی، بازدید از سایت می‌تواند از قبل برنامه‌ریزی شده و به میزان درخور توجهی کاهش یابد؛ غالبا فقط به چند روز یا حتی یک روز؛ این دوره بسیار کوتاه‌تر شده که باعث می‌شود حسابرسان و مسئولان مالی شرکت‌ها زمان هدفمندتری را در کنار هم بگذرانند، مضافا باعث تشویق ارتباطات متمرکز شده که درک متقابل بین حسابرسان و شرکت «کارکنان ذی‌ربط در حسابرسی» را تقویت و رابطه بین آنها را تقویت می‌کند.

برنامه‌ریزی جامع حسابرسی و ارتباطات روشن ضروریات یک فرایند حسابرسی کارآمد، در هر کجا که کار حسابرسی انجام شود، هستند؛ اما در حسابرسی‌های از راه دور، این عناصر کلیدی اهمیت بیشتری را برای اطمینان از حضور در تمام جزئیات کسب می‌کنند و گردش کار می‌تواند طبق برنامه ادامه یابد. شرکت‌هایی که یک تجربه حسابرسی از راه دور را انتخاب می‌کنند، باید متعهد شوند که حسابرسی، سازمان اسناد و ارتباطات خوب را در اولویت قرار دهند (همه اینها باعث افزایش سرعت و موفقیت حسابرسی‌های از راه دورمی شود). به همین علت حسابرسی از راه دور(Remote Audit) روشی است که به سرعت در حال افزایش است و به راحتی می‌توان فهمید که چرا محبوبیت آن رو به رشد است.