دیوانگی مجازی | چه بخواهی چه نخواهی جلسات مجازی باقی می مانند

جورجینا هیچ عجله ای برای بازگشت به اداره ندارد. این خانم ۳۷ ساله شاغل در بخش خدمات در ژنو بیشتر سال گذشته را در خانه کار کرد. این کار به او امکان داد از رفت و آمد خسته کننده هر روز اجتناب کند، لباس راحتی بپوشد و مجبور نباشد گفت و گوهای نامناسب مربوط به بارداری خودش را تحمل کند. او اکنون دوران مرخصی زایمان را می گذراند اما همکارانش به تدریج به محل کار باز می گردند. هنوز تمام جلسات از طریق زوم (Zoom) برگزار می شوند. کارمندان از پشت میز خود وصل می شوند و افرادی که در خانه هستند نیز به آنها می پیوندند. اما جورجینا نگران آن است که با رفع محدودیت ها، افراد به سرعت به رویکردهای قبل از همه گیری بازگردند و کار از منزل صرفا در موارد خاص و استثنا امکان پذیر شود.

با شیوع کووید ۱۹ و اعمال قرنطینه در کشورهای جهان، سکوهای کنفرانس تصویری از قبیل مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) و زوم امکان دورکاری را فراهم ساختند. کارکنانی که در گذشته برای کار از منزل اجازه می گرفتند اکنون برای رفتن به اداره به مجوز نیاز دارند. تمام کارهایی از قبیل کلاس یوگا و ویزیت پزشک که قبلا حضوری انجام می شدند به فضای آنلاین انتقال یافته اند. شمار افرادی که هر روز در جلسات زوم حاضر می شدند. در دسامبر ۲۰۱۹ حداکثر حدود ۱۰ میلیون نفر بود اما چهار ماه بعد به ۳۰۰ میلیون نفر رسید. این تحولات برای سیاره زمین مفید بوده اند. اگر هزینه سفر و تجهیزات را در نظر بگیریم، کنفرانس های تصویری به کمتر از یک دهم انرژی مصرف شده در کنفرانس های حضوری نیاز دارند. مزایای فردی آن بر مبنای سلامت روانی و ارتباط با همکاران هنوز کاملا آشکار نشده اند. برخی افراد از تعامل از طریق صفحات نمایش لذت می برند. برخی دیگر از ناتوانی همکاران در استفاده از دکمه خاموشی صدا ناراحت می شوند. اما آن گونه که خانم نیلی (Neeley) از دانشگاه هاروارد می گوید مردم به این نتیجه رسیده اند که قرار است کار مجازی همچنان برقرار بماند. تنها لازم است بخش های خوب آن باقی بمانند و برای بخش های بد چاره اندیشی شود.

با گذشت یک سال از همه گیری، بسیاری از افراد دچار خستگی زوم شده اند. پژوهش دانشگاه استنفورد دلیل علمی آن را بیان می کند. اول مشکل تماس های تصویری آن است که افراد مجبورند از نمای نزدیک به چهره همکاران خیره شوند. اگر با تنظیمات پیش فرض زوم با یک نفر از طریق لپ تاپ صحبت کنید چهره او آنقدر بزرگ می شود که انگار در فاصله ۵۰ سانتی متری قرار دارد. پیش فرض مغز انسان آن است که در این فاصله فرد مقابل یا مشت میزند یا می بوسد، تداوم زیاد تماس چشمی نیز این تجربه را پرتنش می سازد. افراد معمولا در جلسات به مدت زیاد به هم خیره نمی شوند. شرکت کنندگان در تماس های تصویری اغلب به صفحه نمایش زل می زنند و سپس این احساس به آنها دست می دهد که همه به آنها خیره شده اند. جرمی بیلنسون (Jeremy Bailenson) مدیر آزمایشگاه تعاملات انسانی مجازی در دانشگاه استنفورد و یکی از نویسندگان مقاله این تجربه را به وضعیتی تشبیه می کند که در آن همکاران در یک آسانسور چپانده شده اند و نباید چشم از هم بردارند.

ارتباط ضعیف

کنفرانس تصویری ارتباطات غیر کلامی مهم را حذف می کند، افراد مایوسانه سر را تکان می دهند و تلاش می کنند نشانه هایی غیر کلامی بفرستند که در جلسات رودر رو به طور طبیعی منتقل می شوند. این کار خسته کننده است. در زندگی واقعی شما می توانید در هنگام ارانه مطلب حرکات بدن همکاران را مشاهده کنید اما در فضای آنلاین این امکان وجود ندارد. در تماس تلفنی افراد ۱۵ درصد بلندتر از دیدار حضوری صحبت می کنند و این کار انرژی بر است. تاخیر در انتقال کلام که در زمان ضعیف بودن ارتباطات امری رایج است باعث می شود گفت وگو سخت تر شود، یک شکاف زمانی ۲/1 ثانیه ای بر توجه، رفتار دوستانه و مهربانی شرکت کنندگان در جلسه تاثیر منفی دارد.

پل فیشر (Paul Fisher) مدرس فنون مذاکرات در دانشگاه تجارت سعید در دانشگاه آکسفورد می گوید بدون نشانه های اجتماعی نمی توان اعتمادسازی کرد. او به تازگی به بررسی ارتباطات مجازی پرداخته است. هر تاخیر در پاسخ به یک ایمیل با نگاه به اطراف در یک کنفرانس تصویری شک برانگیز خواهد بود. فیشر می گوید احتمال به بن بست رسیدن مذاکرات مجازی بالاست. چرا که مذاکره کنندگان تلاش می کنند احساسات یکدیگر را درک کنند و در این راه موفق نمی شوند.

وجود مداوم تصویر خود شخص در صفحه نمایش نیز آزاردهنده است. گابریل فاند از دانشگاه واشنگتن در ژوئن ۲۰۲۰ تحقیقی پیرامون زنان انجام داد. او صرفا زنان را مطالعه کرد چون آنها در مقایسه با مردان بیشتر به مشکلات چهره توجه دارند. پاسخ دهندگان گفتند که در ۴۰ درصد از زمان تماس تصویری آنها چهره خودشان را تماشا می کنند. دقت بی پایان در چین و چروک صورت و چشمان پف کرده به اعتماد به نفس افراد آسیب می زند.

جلسات مجازی از جهاتی دیگر برای زنان نعمت بوده اند. در نظرسنجی از زنان شاغل در حوزه مهندسی و فناوری تقریبا یک س وم از پاسخ دهندگان گفتند که در مقایسه با جلسات حضوری، در جلسات مجازی دیگر شرکت کنندگان بیشتر وسط حرف خانمها می پرند یا به آنها توجهی نمی کنند، اما همزمان، جلسات مجازی زنان را از انجام قضاوت و تصمیم گیری های خسته کننده معاف می سازد. بابی (Bobby) که سمت بالایی در یک شرکت مشاورتی دارد اصلا دلش برای جلسه حضوری و ایفای نقش بزرگتر در آن تنگ نمی شود. دبورا تانن استاد زبان شناسی دانشگاه جرج تاون می گوید: تصمیم گیری درباره اینکه چه لباسی بپوشیم دیگر آزاردهنده نیست. دیگر نگران نیستیم که دامن لباس تا چه اندازه کوتاه یا بلند باشد.

در کمال تعجب مدیران، تجربه سال گذشته نشان داد وقتی افراد مجبور نیستند لباس های راحتی را در آورند سخت تر کار می کنند. مطالعه ماه سپتامبر مدرسه تجارت هاروارد بر روی سه میلیون کارمند از ۲۱۵۰۰ شرکت نشان داد که آنها در دوران همه گیری ساعات بیشتری کار می کردند، ایمیل های بیشتری را پاسخ می دادند و در جلسات بیشتری شرکت می کردند، این امر باعث می شود وقتی در آینده کارمندی درخواست دورکاری بدهد مدیران راحت تر با آن موافقت کنند. یکی از بزرگ ترین سوالات در مارس گذشته آن بود که آیا افراد در هنگام دورکاری وقت بیشتری را به تماشای فیلم اختصاص می دهند یا خیر. ثابت شد آنها چنین کاری انجام نمی دهند. کار مجازی مزایایی دارد. هنگام کنفرانس تصویری هر فرد در یک قاب تصویر یک اندازه با جایگاه تصادفی در صفحه نمایش ظاهر می شود. این نوع خاصی از دموکراسی را در خود دارد. اموری مانند گرفتن صندلی رأس میز یا نشستن در کنار رئیس که قبلا نشانه هایی از بزرگی جایگاه فرد بودند اکنون جایی ندارند. اگر تفاوت زمان مناطق اجازه دهد کارمندان از هر کجای جهان می توانند مستقیما در جلسات گروهی شرکت کنند و به سخنان روسا گوش دهند و سپس با همکاران دیگر کارها را انجام دهند. برخی افراد از اینکه مرزهای بین زندگی کاری و خانه برداشته می شوند ناراحت بودند اما همین امر باعث شد همکاران یکدیگر را بهتر بشناسند. طبق نظرسنجی مایکروسافته در دوران همه گیری از هر پنج کارمند یک نفر حیوانات خانگی با اعضای خانواده دیگران را به صورت مجازی دیده بود. این امر رفاقت را محکم تر می ساخت. از هر شش نفر یک نفر با همکارش گریه کرده بود تا تنش های ناشی از قرنطینه را تخلیه کند. افراد در گذشته یک شخصیت کاری و یک شخصیت منزل داشتند. اما در دوران همه گیری فقط یک شخصیت پدیدار شد . به عنوان نمونه به خانم وانگ رادیولوژیست اهل پوتا اشاره کنیم قبل از کووید ۱۹ یک پزشک از بیمارستان محلی به اتاق او می آمد تا اسکن ها را نشان دهد. حالا که او در خانه کار می کند پزشک از طریق اسکایپ با او تماس می گیرد. خانم وانگ قبلا هرگز مطب پزشک و وسایل او را ندیده بود. او می گوید احساس می کنم پزشک را بهتر می شناسم. دیگر جنبه ها آنقدر جذاب نیستند. خانم موراگ اوفیلی وکیل اهل لندن سال گذشته شغلش را عوض کرد. صرف نوشیدنی مجازی با همکاران در ابتدا جالب به نظر می رسید اما او به زودی فهمید که معاشرت با غریبه ها از طریق تماس تصویری آن انرژی موجود در کافی شاپ ها را ندارد. او می گوید به هر حال من در واقع در خانه تنها هستم. 

چه خوب و چه بد، به نظر می رسد ترکیبی از جلسات حضوری و آنلاین در دوران پس از همه گیری امری اجتناب ناپذیر باشد نظرسنجی PWC در ایان س ال ۲۰۲۰ نشان داد بیش از ۸۰ درصد از کارفرمایان اذعان دارند که دورکاری موفقیت آمیز بوده است. حدود ۷۰ درصد از مدیران اجرایی قصد دارند در ابزارهای همکاری مجازی بیشتر سرمایه گذاری کنند. تقریبا ۶ درصد از آنان قصد دارند به مدیران آموزش دهند چگونه با نیروی کار بازی کار کننده ماه های آینده به حل این مشکل اختصاص می یابد که چگونه می توان از جنبه های نامطلوبه دورکاری اجتناب کرد هری موزلی مدیر اداره اطلاعات زوم به جای رفت و آمد به سر کار روزی دوبار سگش را به پیاده روی می برد. او در این هنگام فقط از تماس صوتی استفاده می کند و با همکارانی که خوب می شناسد گفت و گوهایی کوتاه دارد کنفرانس تصویری مداوم در هشت ساعت کار روزانه انرژی کارمندان را می گیرد و آنها را دچار کمردرد می کند.

با گذشت یک سال کار از منزله بیش از ۴۰ درصد از کارمندان در ۳۱ کشور گفتند که وسایل ضروری اداری مانند چاپگر را در اختیار ندارند از هر ۱۰ نفر یک نفر ارتباط اینترنتی مناسب ندارد. مدیران روش های خلاقانه ای را برای مشارکت کارمندان به کار می برند. کورتنی هورن مدیر ارتباطات آلفابت از فلش کارت و مجموعه ای از ابزارهای سرگرم کننده استفاده می کند تا یک گفت وگوی صمیمانه و غیر رسمی را برقرار سازد.

استفاده پیچیده تر از فناوری تجربه کار مجازی را بهبود می بخشد بسیاری از کسب و کارهایی که سال گذشته به اجبار به فضای آنلاین کشیده شدند برای هر کاری از کنفرانس تصویری استفاده می کنند، اما ابزارهای دیگری برای کارهای متفاوت وجود دارند. در سازمان LeanIn.org که مدت ها قبل از همه گیری از دورکاری استفاده می کرد تیم ها به برنامه اشتراک استاد Google Docs متصل هستند. آنها به صورت نامتقارن کار می کنند. به این شکل که همکاران یک وظیفه را با هم به انجام می رسانند اما هر کس در زمان خودش کار می کند. در آغاز جلسات از یک وایت برد مجازی به نام Jamboard برای آماده سازی اذهان بهره می برند. راشل توماس رئیس گروه می گوید هدف آن است که ارتباطات به روش های مختلف انجام گیرد تا همه افراد شامل کسانی که سریع یا کند فکر می کنند، کسانی که به صورت گفتاری با دیداری یاد می گیرنده درون گراها و برون گراها بتوانند به راحتی مشارکت داشته باشند.

تولید کنندگان این محصولات نیز ت لاش دارند کیفیت آنها را بهبود بخشنده نرم افزار مایکروسافت تیمز با هدف نظم دادن به روز کاری یک رفت و آمد مجازی را ترتیب می دهد و از کاربران می پرسد لازم است چه کارهایی را انجام دهد. برنامه بلوجینز (Blue Jeans) به کاربران امکان می دهد تا لحظات مهم و کلیدی یک کنفرانس تصویری را هایلایت و ضبط کنند تا دیگران بتوانند بعدها آن را ببینند. این کار تلاشی برای مقابله با FOMO (ترس از دست دادن نکات) است که بین کارمندان دور کار شیوع یافته است. زوم یک گزینه رمزنگاری دارد که می تواند نگرانی های کاربران درباره حفظ محرمانگی را از بین ببرد.

فناوری به افراد دورکار امکان می دهد احساس کنند مشارکت زیادی دارند. عملکرد اتاق های زوم به یک ابزار کالری هوشمند مجهز است دوربین ها چهره اشخاصی را که در جلسه حضور دارند. تشخیص می دهند و آنها را کنار هم در صفحات افرادی می گذارند که به جلسه می پیوندند.

شاید چنین آینده ای خسته کننده و منزوی به نظر برسد اما کسانی مانند تارا ون بومل از سازمان غیرانتفاعی کاتالیست که در دوران قبل از همه گیری نیز دور کاری کرده اند عقیده دارند اوضاع تغییر خواهد کرد. او می گوید: افراد به طور عادی در پایان روز بیرون می روند و دوستانشان را می بینند. حال اگر بدانید بقیه روز شما آنلاین است کار کردن با زوم چندان هم خسته کننده نخواهد بود.